Quando si parla di efficientamento, il pensiero corre subito alla transizione ecologica e ai consumi energetici.
Ma l’energia che sprechiamo ogni giorno non è solo quella elettrica: inconsapevolmente, spesso consumiamo tempo, attenzione e, di conseguenza, risorse.
Questa dispersione si misura a livello di mancanza di attenzione nelle attività, di scarsa produttività, di competenze poco sfruttate.
In una PMI, dove le risorse umane sono limitate, questo tipo di inefficienza può pesare anche più della bolletta.
IL PRINCIPIO DI PARETO: REGOLA DELL’80/20
Il principio di Pareto ci ricorda che l’80% dei risultati deriva spesso dal 20% delle attività, delle persone o dei clienti.
Non è un dogma, ma una lente utile per leggere la realtà quotidiana:
- L’80% del fatturato viene generato dal 20% del portafoglio clienti; e l’80% delle attività commerciali è svolto sul 20% dei clienti. Quante opportunità stiamo perdendo di vista?
- L’80% delle criticità nasce dal 20% dei processi non standardizzati: rivedendoli, potremmo riequilibrare la situazione e dedicare maggiori risorse a nuove attività, migliorando la produttività in azienda
- L’80% delle energie di un team sono utilizzate per attività che generano il 20% del valore: come possiamo liberarle per dedicare tempo e creatività all’innovazione?
Il punto è: quanto potenziale lasciamo sul tavolo ogni giorno? (⚠️ Spoiler: la regola ci dice che probabilmente la risposta è 80%)
DA DOVE NASCE LA DISPERSIONE DI TEMPO E RISORSE?
Due grandi nemici dell’efficienza sono sotto gli occhi di tutti, ma spesso ignorati.
1. TEAM POCO INGAGGIATO
Un collaboratore che non sa dove sta andando l’azienda o non percepisce il valore del proprio contributo non dà il massimo. Non perché non voglia, ma perché nessuno gli ha spiegato dove e a cosa serve davvero la sua energia. E da qui è un effetto domino: poco ingaggio, poca motivazione, poca attenzione e proattività, minori risultati in termini di produttività ed efficienza.
Non basta un breve articolo riflessivo per raccontare come e perché ingaggiare il proprio team. Di sicuro è un punto dal quale si può scegliere di partire per migliorare le performance aziendali.
2. ATTIVITÀ RIPETITIVE NON AUTOMATIZZATE
Quante ore perdiamo a cercare file, copiare dati, aggiornare tabelle, inseguire approvazioni?
L’efficienza passa anche da qui: tanto tempo utilizzato per attività di bassa importanza e che spesso, a lungo andare, diventano alienanti, diminuendo ulteriormente la motivazione del team.
Automatizzare diventa un mezzo per ridurre il tempo dedicato ad attività ripetitive, e dedicarlo al confronto attivo, al ragionamento creativo e all’innovazione.
In questo senso, la tecnologia rappresenta un alleato e una trappola: se utilizzata senza metodo, senza la propensione all’innovazione, senza formazione può diventare un fattore di dispersione non indifferente.
ESEMPI DI OTTIMIZZAZIONE A CUI SIAMO ABITUATI
Quando ero piccola, mio nonno lavorava in un ferramenta e mi raccontava che doveva tenere tutti i conti, gli ordini, il magazzino, le vendite e i clienti sui registri cartacei. Io, come molti di noi, sono fortunata essendo entrata nel lavoro dopo l’implementazione di strumenti efficaci come i gestionali.
Ma prima dei gestionali c’è stato excel, ci sono stati i database e già quella era rivoluzione. Una rivoluzione che è diventata obsoleta in fretta e che, con gli strumenti di oggi, risulta addirittura scomoda.
Il punto è questo: ogni innovazione è arrivata in un contesto dove fino a quel momento “si era sempre fatto tutto così”. Ma una volta realizzata, ha portato a grandi benefici. Ma il mondo, il mercato, le tecnologie continuano ad evolvere ed è importante mantenersi al passo per sfruttare al meglio ciò che abbiamo a disposizione.
Questo è efficientamento.
E, anche se all’inizio forse eravamo restii a cambiare, ci ha permesso di ridurre gli errori, risparmiare tempo e avere più controllo sui processi.
I registri sono solo un esempio di moltissimi che abbiamo già imparato ad applicare per ottimizzare tempo e risorse. “Abbiamo già imparato”: ma non abbiamo ancora imparato tutto. Ci sono sempre aree che possono essere migliorate, utilizzando questo stesso approccio.
ATTENZIONE ALLE TRAPPOLE DELL’“EFFICIENZA APPARENTE”
Parlando di tecnologie e digitalizzazione, si rischia di inciampare in promesse miracolose. Ma anche i migliori strumenti, se usati male o senza un’adeguata formazione, rischiano di portare via anche più risorse e tempo. Un esempio attuale è l’intelligenza artificiale generativa.
Quanti webinar, quante masterclass, incontri per poi far scrivere la stessa e-mail commerciale che avremmo fatto da soli usando la metà del tempo? E quanto tempo, invece, perso per non aver ottimizzato i flussi di questa stessa e-mail?
L’AI è senz’altro uno strumento potente, ma molto complesso, e va usato con obiettivi chiari. Usata senza metodo, rischia di far perdere più tempo che altro, generando contenuti inutili che vanno continuamente rivisti, perdendosi in richieste lunghissime e complesse che valgono lo stesso tempo della soluzione stessa, addirittura rischiando di peggiorare i processi.
E come vale per l’AI, vale anche per molti altri strumenti digitali e non che promettono efficienza ma ci portano a perdere tempo nei meandri della loro complessità.
E IN TERMINI AMBIENTALI?
Efficientare significa ottenere lo stesso risultato con meno risorse.
E se si può ottenere lo stesso risultato con meno, tutto ciò che è “in più” diventa spreco.
Quando si parla di efficientamento energetico, quindi, non si intende una riduzione assoluta dei consumi, bensì una riduzione dei consumi e degli sprechi a parità di produzione.
In sostanza, se efficientando consumi meno per produrre gli stessi risultati, quel “di più” che risparmi può essere impiegato per ampliare o diversificare la produzione.
TABELLA RIASSUNTIVA - Approcci ed esempi di efficientamento in azienda
👉 L’efficientamento non è un intervento singolo, ma un cambiamento sistemico che parte da una domanda chiave: dove sprechiamo di più?
FILOSOFIA E CULTURA AZIENDALE
Insomma, l’efficientamento è una strategia riflessiva, una chiave di lettura con la quale rileggere l’approccio alla quotidianità aziendale.
È un asset culturale, una filosofia che aiuta a scegliere dove mettere le risorse e dove invece lasciar andare.
E qui arriva un punto critico: non sempre ha senso fare tutto da soli.
Il fai-da-te è stimolante e ci regala l’illusione di un grande risparmio economico. Ma, a volte, affidarsi agli esperti produce risultati migliori in poco tempo; tempo che noi avremmo sprecato a provare e riprovare senza le adeguate competenze. Che ci sarebbe costato molto di più e che non avremmo dedicato ad altre attività più affini con le nostre competenze e ambizioni.
Se fatta consapevolmente, anche una spesa per un consulente è un atto di efficientamento.
